VICINIO · VICINIO

Politique de confidentialité & RGPD

Dernière mise à jour : 19 octobre 2026.

1. Responsable du traitement et contact

Vicinio SAS en cours d’immatriculation, Saint-Nom-la-Bretèche (Yvelines), France — siège en cours de domiciliation. Vie privée et demandes relatives aux données : contact@vicinio.fr. Pour la gestion des résidents, la résidence (syndic bénévole ou président d’ASL) décide des finalités de gestion et Vicinio agit comme prestataire technique ; un accord de traitement des données précise les responsabilités de chacun.

2. Données que nous traitons

Identité et coordonnées des titulaires, résidents et fournisseurs (nom, adresse, téléphone, adresse e-mail), comptes et habilitations, lots, quotes-parts et droits de propriété, soldes, factures, appels de fonds et écritures comptables, votes, procurations et signatures, documents et diagnostics, incidents et photographies, journaux d’envoi et consentement au recommandé électronique. Les photographies ne doivent pas contenir de données sensibles ni de personnes non nécessaires. Les coordonnées bancaires de la résidence servent à l’émission des avis de paiement, jamais au prélèvement des propriétaires.

3. Finalités et bases légales

L’exécution du service justifie la création et la gestion du compte ainsi que la production des documents de gestion. L’obligation légale et l’intérêt légitime de la résidence justifient la tenue des comptes, des assemblées, des registres et des archives. L’intérêt légitime de Vicinio justifie la sécurité, la prévention des abus et les journaux techniques. Le consentement au recommandé électronique est recueilli séparément et peut être retiré à tout moment pour les envois futurs ; il ne vaut pas consentement à de la prospection.

4. Hébergement, chiffrement et transferts

Infrastructure cloud hébergée exclusivement dans l’Union européenne (centres de données de Francfort et Paris). Données chiffrées AES-256 au repos et protégées en transit (TLS). Les coordonnées précises de l’hébergeur contractuel sont communiquées sur demande. Les données sont donc hébergées en Europe, chiffrées au repos avec le standard AES-256 et transmises en HTTPS. Aucun transfert hors Union européenne n’est mis en œuvre à ce stade ; la liste des intervenants techniques, les lieux effectifs de traitement et les garanties applicables sont communiqués sur demande.

5. Destinataires et accès

Les gestionnaires, membres et propriétaires n’accèdent qu’aux données que leur rôle et leurs lots autorisent ; les documents du conseil ou restreints ne deviennent pas accessibles par simple possession d’un lien. Les prestataires techniques n’interviennent que sur instruction et dans le cadre de contrats de sous-traitance. Aucune donnée privée n’est rendue publique ni revendue.

6. Durées de conservation

Les données sont conservées le temps de la relation et pour les durées imposées par les obligations comptables, fiscales et de preuve, puis archivées ou supprimées. Les durées exactes par catégorie (compte, pièces comptables, actes d’assemblée, contentieux, preuve de consentement) sont fixées avec la résidence et peuvent imposer la conservation d’originaux indépendamment du service. Aucune conservation n’est illimitée.

7. Vos droits

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition ou la portabilité de vos données en écrivant à contact@vicinio.fr. Les demandes sont traitées en principe sous un mois, avec prolongation motivée si nécessaire, après vérification proportionnée de l’identité. L’effacement peut être limité par une obligation légale, une obligation comptable de la résidence ou la nécessité de défendre un droit en justice. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.

8. Cookies et stockage local

Le service utilise un stockage strictement nécessaire à la session, au choix de la résidence active et à la reprise de navigation. Aucun consentement marketing n’est présumé et aucune finalité publicitaire n’est active. Tout outil non essentiel ajouté ultérieurement sera documenté et soumis à un choix préalable ; le refus ne doit pas empêcher l’usage des fonctions essentielles.

9. Sécurité et violations de données

Les accès sont cloisonnés par rôle, les espaces documentaires sont privés et les liens de consultation sont temporaires. Aucune sécurité absolue ne peut être garantie. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour les personnes, la résidence est informée sans délai et les notifications prévues par le RGPD sont assurées.

10. Évolutions de la présente politique

Les modifications substantielles sont portées à la connaissance des utilisateurs par un moyen approprié. La version en ligne est celle qui s’applique, mentionnée « Dernière mise à jour » ci-dessus.